1. Определитесь с основной целью. Например, это освещение в СМИ деятельности вашего научного института.

2. Запланируйте примерную периодичность подготовки пресс-релизов. Например, один раз в неделю или два раза в месяц. «Забрасывать» СМИ слишком большим количеством информации не надо, в этом случае ваши письма будут просто игнорировать.

3. Составьте список СМИ, которым могла бы быть интересна ваша информация и где бы вы хотели видеть публикации.

4. Теперь нужно искать новостные поводы, без новости ваша информация никому не интересна. Что у вас произошло, что планируется и т.д. Более того, во многих организациях не так просто найти интересную информацию. Как вы понимаете, например, заметку о  рухнувшем здании или о строительстве городского парка охотно опубликуют многие, а о том, что какой-то профессор съездил на стажировку — не опубликует никто. Нужно найти интересную информацию, интересное событие, найти интересное можно в деятельности любой организации.

5. Подготовка пресс-релизов. Самый лучший пресс-релиз — это абсолютно готовая к публикации информационная заметка, в которой стоит еще ваша контактная информация. И не забывайте о хороших фотографиях, подходящих для темы вашего релиза. Можно писать не только пресс-релизы и пост-релизы, но и статьи, при этом материалы можете писать не только вы, но и сотрудники вашей организации. Главное, чтобы они не были скучными и формальными, это должна быть интересная для читателей информация.

6. Рассылайте пресс-релизы и статьи в СМИ. По возможности обращайтесь к редакторам по имени/отчеству, но это не обязательно.

7. Устанавливайте с журналистами доверительные отношения — познакомьтесь с ними на мероприятиях, расскажите о своей организации, предложите им какие-то темы, спросите их какие темы были бы им интересны. Предложите журналистам и редакциям список ваших специалистов, которые готовы дать комментарии по каким-то темам или готовы дать интервью.

8. По возможности и наличии бюджета организуйте пресс-завтрак для журналистов, то есть пригласите их на завтрак в кафе или в вашу организацию, и в ходе дружеского чаепития со вкусностями познакомьтесь с ними, подарите им блокноты и ручки, расскажите о вашей деятельности и т.д. Это довольно эффективный метод. Кто пойдет на контакт и будет вам полезен — с ними поддерживайте общение, кто оказался бесполезен — игнорируйте их, не приглашайте в следующий раз.

9. Выставки, круглые столы, дни открытых дверей и любые другие мероприятия — это повод не только для написания пресс-релиза, но и для приглашения журналистов. Не забывайте про человеческий фактор, журналисты любят подарки, сувениры и т.д. Стоит это недорого (блокнот, тетрадь, ручка, флэшка, папка и т.д.), но это работает и дает хороший результат — журналист доволен, он даже чувствует что должен опубликовать материал, чтобы оправдать ваши надежды.