Общественный деятель Владимир Якунин в ходе пресс-подхода. Заседание Astana Club, г. Нур-Султан, 12 ноября 2019 года.

Елена Гуляева

Руководители организаций и учреждений нередко сталкиваются с необходимостью проводить пресс-конференции. Как получить от подобных мероприятий нужный эффект? Есть ли секреты?

Для начала рассмотрим, кому интересен данный формат. Во-первых, коммерческим компаниям. Чтобы объяснить причины возникновения конфликтной ситуации, скажем, при предъявлении обвинения в загрязнении окружающей среды, в случае отравления потребителя выпускаемой фирмой продукцией и др. Во-вторых, представителям власти. Административный орган устраивает пресс-конференцию,  в ходе которой глава города может дать развернутые ответы на вопросы представителей средств массовой информации, пояснения по интересующему вопросу или острой теме. В-третьих, знаменитым людям. Писатели, актеры, режиссеры, спортсмены и художники, оказавшиеся в неоднозначной ситуации, могут провести пресс-конференцию, чтобы высказать свои аргументы широкой аудитории, обрести союзников в лице журналистов. Также подобные мероприятия помогают представителям творческих профессий презентовать свои произведения и повысить к ним общественный интерес.

При общении с «акулами пера» стоит учитывать, что они аккредитованы лишь с одной целью – получить нужную информацию. Пишущему журналисту необходима почва для размышлений, чтобы подготовить качественный материал. Перед корреспондентом стоит задача записать небольшой сюжет о событии, взять краткое интервью и в максимально короткий срок запустить материал в эфир. Едва ли представитель СМИ откажется от подробностей, сенсаций, «горячих» новостей.

Необходимо ответственно подойти к организации пресс-конференции, чтобы грамотно и широко осветить важные вопросы. Для начала стоит определиться, какую цель вы планируете достичь: получить пояснения от представителей власти, привлечь внимание общества к острой теме, рассказать о значительном событии или достижении. Желательно заблаговременно подготовить пресс-релиз для СМИ, отправить его по электронной почте и раздать до начала мероприятия. В некоторых случаях нужно позаботиться о тексте на нескольких языках. В сообщении в обязательном порядке стоит указать следующую информацию: тема мероприятия, дата и место проведения, краткие цитаты из выступлений спикеров, справочные данные о компании, контактные данные, презентации и таблицы (при наличии) и др.

Как пригласить представителей СМИ на пресс-конференцию? Подготовьте анонс планируемого мероприятия и отправьте в редакции. Разумеется, нужно определить целевую аудиторию и издание, журналисты которого наилучшим образом донесут до читателей необходимую информацию. Материал следует отправить за несколько дней до пресс-конференции, поскольку многие редакторы принимают решение накануне мероприятия, получив анонсы разных событий, запланированных на этот день. Если издание ответило отказом, то предложите провести интервью с одним из спикеров.

Как правило, пресс-конференцию проводят, когда есть достойный повод. Предположим, организация проводит благотворительную акцию – помогает детям из малообеспеченных семей подготовиться к началу учебного года. В этом случае достаточно провести два мероприятия: сначала рассказать об акции и ее цели, затем уведомить о результатах. Если приглашать представителей прессы слишком часто, то они просто перестанут приходить.

Как отвечать на вопросы корреспондентов? Стоит составить список предполагаемых вопросов и ответов на них. Будьте готовы подкрепить свои слова фактами, цифрами, данными статистики и др. Помните о том, что журналисты готовят и неудобные вопросы. Постарайтесь не растеряться и достойно выйти из щекотливой ситуации. После окончания мероприятия проверьте, чтобы всем СМИ из составленного вами списка был отправлен пресс-релиз. Обязательно проведите мониторинг изданий, а затем опубликуйте статьи на сайте вашей компании.

Дополнение от Школы журналистики:

• Относитесь к журналистам с уважением.
• Раздайте пресс-релиз не только в бумажном виде, но и разошлите журналистам по электронной почте, будьте готовы отправить его с помощью мессенджера или «скинуть» на флэшку.
• Если позволяет бюджет, то сделайте небольшие подарки журналистам в виде блокнота, ручки, флэш-карты и т.д. Это мелочь, но принесет пользу именно вам в большой степени, недели работникам СМИ.
• Продумайте детали, чтобы журналистам удобно было поставить свой ноутбук, положит диктофон, разложить свои бумаги и делать записи.
• Пресс-конференция может затянуться? Угостите журналистов кофе.
• Возьмите контакты у всех пришедших для последующей обратной связи